Mengenal Jenis-Jenis Penemuan Kembali Pada Arsip

Mengenal Jenis-Jenis Penemuan Kembali Pada Arsip

Temu kembali arsip merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi di suatu instansi. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem pengelolaan arsip, apabila sistem pengelolaan arsip buruk maka arsiparis membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian arsip. Ini biasanya disebabkan oleh penyimpanan arsip tidak berdasarkan prosedur penyimpanan yakni tidak ditentukan indeks dan title yang sesuai dengan berkas yang disimpan, kurangnya sumber daya manusia yang profesional di bidang kearsipan serta minimnya sarana/peralatan dan perlengkapan yang masih belum lengkap juga mempergunakan pola kearsipan yang lama yaitu buku agenda. Sehingga pada sistem penyimpanan dan temu kembali arsip mengalami kesulitan dan memerlukan waktu yang lama dalam temu kembali arsip atau informasi yang dibutuhkan.

Oleh karena itu dalam rangka menjamin ketersediaan arsip statis untuk berbagai kepentingan, seperti kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan serta penyebaran informasi arsip statis pada lembaga kearsipan, ANRI mengeluarkan Perka 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Saran Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis. Merujuk pada peraturan tersebut terdapat jenis 3 (tiga) jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis pada lembaga kearsipan umumnya, yakni terdiri atas:

Guide arsip statis

Guide arsip statis adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang memuat uraian informasi mengenai khazanah arsip statis yang tersimpan di lembaga kearsipan dan uraian informasi yang disusun secara tematis. Guide arsip statis terdiri atas 2 (dua) jenis, yakni:

  1. Guide arsip statis khazanah

Guide arsip statis khazanah merupakan sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang memuat uraian informasi mengenai khazanah arsip statis dan/atau sebagian arsip yang dimiliki dan disimpan oleh lembaga kearsipan. Uraian informasi yang terkandung dalam guide arsip statis khazanah sekurang-kurangnya memuat:

  1. pencipta arsip (provenance), menguraikan riwayat pencipta arsip;
  2. periode penciptaan arsip, menggambarkan kurun waktu terciptanya arsip;
  3. volume arsip, menjelaskan jumlah khazanah arsip;
  4. uraian isi, menguraikan materi informasi khazanah arsip; dan
  5. contoh arsip disertai nomor arsip dan uraian deskripsi arsip
  1. Guide arsip statis tematis

Guide arsip statis tematis merupakan sarana bantu penemuan kembali arsip statis, berupa uraian informasi mengenai suatu tema tertentu, yang sumbernya berasal dari beberapa khazanah arsip statis yang disimpan di lembaga kearsipan. Uraian informasi yang terkandung dalam guide arsip statis tematis sekurang-kurangnya memuat:

  1. nama pencipta arsip;
  2. periode pencipta arsip;
  3. nomor arsip dan uraian deskripsi arsip; dan
  4. uraian isi ringkas sesuai dengan tema guide arsip statis tematik

Daftar arsip statis

Daftar arsip statis adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang memuat sekurang-kurangnya uraian informasi deskripsi arsip statis antara lain:

  1. nomor arsip;
  2. bentuk redaksi;
  3. isi ringkas;
  4. kurun waktu penciptaan;
  5. tingkat perkembangan;
  6. jumlah; dan
  7. kondisi arsip.

Inventaris arsip

Inventaris arsip adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang memuat uraian informasi dari daftar arsip statis yang dilengkapi dengan pendahuluan dan lampiran. Inventaris arsip sekurang-kurang memuat:

  1. pendahuluan yang memuat uraian sejarah, tugas, dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sistem penataan arsip, volume arsipnya, pertanggungjawaban teknis penyusun inventaris, dan daftar pustaka;
  2. daftar arsip statis; dan
  3. lampiran yang memuat indeks, daftar singkatan, daftar istilah asing (jika ada), struktur organisasi (untuk arsip lembaga), atau riwayat hidup (untuk arsip perorangan), dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris lama dan inventaris baru).

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *